Biztos abban, hogy vállalkozásánál elég hatékonyan működik a beérkező, szállítói számlák jóváhagyása és feldolgozása? A Taskingo Számlakezelővel mindez automatizáltan és átláthatóan zajlik. Győzödjön meg róla Ön is!
Egy többszemélyes vállalkozás működése esetén általában meghatározott az, hogy ki végzi az adminisztratív feladatokat, kinek kell jóváhagyni a szállítói számlák kifizetését, illetve, hogy ki végzi a kifizetést és a könyvelést. Azaz a szállítói számlák feldolgozásásval kapcsolatos feladatok – számlák rögzítése/iktatása, jóváhagyása, kifizetése és annak lekönyvelése – egy jól automaizált rendszerrel könnyen hatékonyabbá tehetők.
Tipikus szállítói számla feldolgozási folyamat
- Amikor beérkezik egy szállítói számla a céghez, akkor az erre kijelölt munkatárs érkezteti/iktatja/rögzíti, “felcimkézi” azt a cégen belül.
- Majd a számlát valamilyen úton-módon eljuttatja ahhoz a személyhez, akinek a jóváhagyása szükséges ahhoz, hogy a számlát kifizethessük.
- Miután ő rábólintott, hogy a számla rendben van és kifizethető, a számla ahhoz a személyhez kerül ,aki a pénzügyi tranzakciót elvégzi.
- Itt még nem ér véget a folyamat, hiszen a számlát le is kell könyvelni, azaz a könyvelőhöz is el kell juttatni a szállítói számlákat. Sok vállalkozás nem “házon belül” oldja meg a könyvelést, hanem “külsős” könyvelőcéggel végezteti el ezt a feladatot, a lényeg az, hogy a számla könyvelése időben megtörténjen. Visszajelzések alapján sok könyvelő panaszkodik arra, hogy sajnos az adóhatósági bevallások beadási határideje előtti utolsó pillanatban kapja csak meg a könyvelendő számlákat.
Amikor a számlakezelési folyamat összetettebb
- Sokszor több, számlakezelési feladatot ugyanaz a munkatárs lát el (például a számlarögzítést és a kifizetést)
- Az is bevett szokás, hogy a szállítói számlák kifizetéséhez a jóváhagyást nem egy személy végzi a vállalkozáson belül, hanem a számlafajtáktól, projektektől függően más-más munkatárs illetékes az adott számla elbírálásában. Tehát a cégen belül több személy is rendelkezhet számla-jóváhagyási, vagy akár számla-kifizetési jogosultsággal.
- Sőt, sok esetben a vállalkozásnál a szállítói számlák jóváhagyása összeghatárhoz is kötött, azaz egy bizonyos számlavégösszeg felett a “felettesnek” kell engedélyezi a kifizetéseket.
Sokféleképpen működhet a szállítói számlák feldolgozása egy vállalkozásnál a számla beérkezésétől a könyvelésig, a lényeg az, hogy átláthatóan és hatékonyan működjön! Ne tűnjenek el számlák, minden számlának legyen gazdája, ne legyenek hiányzások miatti holtidők. Ne legyenek késedelmes kifizetések és a könyvelő se az utolsó pillanatban kapja meg a számlákat.
Ha mindezt manuálisan végezzük, rengeteg hibalehetőség van kódolva a rendszerben:
- elfelejti rögzíteni a számlát,
- megfeledkezik a fizetési határidőről,
- olyan számlát fizet ki, ami nem lett jóváhagyva,
- rossz összeget ad meg fizetésnél,
- nem jó helyre utal,
- elveszik a számla, stb.
Sok-sok hibalehetőség, ami egy jól automatizált rendszerrel egy csapásra megszüntethető.
A Taskingo Online Számlakezelővel ez garantáltan így is lesz!
- bárhonnan elérhető, online, közös feladatvégzési platform,
- egy mozdulattal rögzítheti a szállítói számlákat, hála az automata adatkinyerési funkciónak,
- kimutatások segítik az esedékes számlák listázását, így biztos nem lesz késedelmes fizetése,
- számos szűrési és adatexport lehetőség,
- költséghely rögzíthető a számlákhoz,
- automatizált számlajóváhagyás,
- a könyvelő automatikus értesítést kap a könyvelendő számlákról,
- számlatörténettel átlátható a számla útja,
- munkatársak hozzáadásával a testreszabható a számlajóváhagyási és kifizetési folyamat,
- egy helyen kezelheti a szállítói adatokat.
Megtetszett az ötlet, hogy végre Ön is hatékonyan és automatizáltan kezelje a beérkező számlákat?
Próbálja ki a Taskingo Számlakezelőt, 1 hónapig ingyen, teljes funkcionalitással és győződjön meg hatékonyságáról személyesen! Kipróbálom
A regisztráció egyszerűen végrehajtható. Nézze meg itt, hogyan.