Egy korábbi blog bejegyzésünkben sorra vettük a Taskingo Számlakezelő előnyeit. Megnéztük, hogy miért hasznos a felhőalapú, automatizált bejövő számlakezelés a vállalkozások számára. Most nézzünk egy rövid példát, hogyan is működik ez a gyakorlatban! A példa keretében bemutatjuk azt az automatizmust, melynek középpontjában a számla adatok PDF-ből történő kinyerése áll.
Kezdjük a számla adatainak felvitelével!
Egyre több szolgáltató cég már elektronikus formában állítja ki számláit. Ha nem is elektronikus számlát, de legalábbis digitális formátumú (pl. PDF) számlát kapunk szállítóinktól. Innen már csak egy kézmozdulat továbbítani az adott szállítói számlát a Taskingo Számlakezelőbe. Ettől kezdve szinte teljesen automatikusan zajlik a számla feldolgozása!
Miután a számlaképet “behúztuk” a Taskingoba, az alkalmazás megpróbálja kinyerni a számlán szereplő adatokat* és se perc alatt automatikusan kitölti helyettünk a számlarögzítéshez szükséges számla és szállítói adatmezőket.
Sőt! A Taskingo olyan intelligens, hogy figyelmeztet is: ha már egy korábban rögzített partner cég számláját visszük fel és az adott számlán eltérő bankszámlaszámot észlelünk, mint ami a Taskingoban a szállító törzsadatai között szerepel, akkor felhívja figyelmünket a változásra. A számla adatok kinyerése PDF-ből nagymértékben felgyorsítja a számla-rögzítés munkafázisát.
Iktatószám
A nyilvántartási számot is egy automatikus számgeneráló hozza létre a soron következő iktatási szám meghatározásával, melynek előtagját saját cégünk szabályai szerint alakíthatjuk ki. Lehetőség van különböző előtagok párhuzamos használatára is, ezáltal például projektekhez rendelhetjük az egyes szállítói számlákat.
Jóváhagyó személy meghatározása
A számlarögzítés legutolsó lépése az adott számlához tartozó jóváhagyó személy kiválasztása, amit a Taskingo szintén automatikusan kezel a felhasználói jogosultságok alapján.
A számla rögzítése innen már csak egy gombnyomás. A kiválasztott jóváhagyó személy értesítést kap a feladatról, illetve ezzel egyidejűleg a rögzített számla és a hozzá tartozó szállítói adatok bekerülnek a digitális archívumba.
Az automatikus folyamatszabályozással nemcsak időt spórolunk meg, de a hibázási lehetőség is szinte a nullára csökken.
És most meg is mutatjuk, hogy valóban milyen egyszerű és nagyszerű a számlarögzítés a Taskingoban.
Kíváncsi további blog-bejegyzéseinkre? Iratkozzon fel hírlevelünkre és garantáljuk, hogy nem marad le semmiről!
* Az automatikus adatkinyerés jelenleg ezen számlák esetében működik: elektronikus számla, amely tartalmaz XML-csatolmányt, továbbá a szamlazz.hu által kiállított PDF formátumú normál számlák.