A bejövő számlák kezelése, feldolgozása még egy kisebb vállalkozás esetén is általában többszereplős. Első lépésként a bejövő számlákat rögzítik (iktatják), majd ellenőrzik és jóváhagyják, végül a számla kifizetésre kerül. Nem utolsó sorban a számlát a könyvelőhöz is el kell juttatni valamilyen módon.
A Taskingo Online Számlakezelő egyik legfőbb előnye más számlakezelő megoldásokkal szemben, hogy a Taskingoban a szállítói számlák feldolgozása elejétől a végéig – a számla- rögzítési, jóváhagyási, kifizetési és könyvelési feladatvégzés – egy közös platformon és automatikusan zajlik.
A Taskingoban a számlakezelésbe bekapcsolt munkatársak egy adott számla feldolgozási státuszát valós időben látják és azonnali információt kapnak az esedékes számlával kapcsolatos feladatvégzésekről.
A bejövő számla feldolgozásának szereplői a Taskingoban
Természetesen nincs egyfajta, kőbevésett számlafeldolgozási modell, minden cégnél kicsit másképp, saját belső szabályrendszer alapján zajlik a számlák kezelése, de egy munkatárs számlafeldolgozásban betöltött szerepe és ehhez kapcsolódóan a feladata meghatározó a folyamat szempontjából.
Erre épül a Taskingoban kialakított számlafeldolgozási szerepkör és jogosultság rendszer is, amely az automatikus számlakezelési folyamat vezérlésének a motorja.
A Taskingoban kétféle számlafeldolgozási folyamatra kínálunk megoldást előfizetőinknek aszerint, hogy a bejövő számlák jóváhagyását befolyásolja-e a szállítói számlák végösszege vagy sem:
- Ha egy cégnél egy nagyobb számlaösszeg felett csak meghatározott személyek rendelkeznek számlajóváhagyási jogosultsággal, akkor lehetőség van arra is, hogy a számla végösszege szerint is szabályozzuk a számlafeldolgozás menetét.
A Taskingoban megkülönböztetünk tehát
- összeghatárhoz kötött és
- összeghatár nélküli számlafeldolgozási folyamatot.
Mindkét számlafeldolgozási folyamat ugyanakkor megegyezik abban, hogy a számlafeldolgozási feladatvégzés egy előre meghatározott Taskingo szerepkörhöz kötött.
Taskingo Szerepkörök és jogosultságok rövid áttekintése
A Taskingo alkalmazás használatához szükséges alap szerepkörök a következők:
- Előfizető menedzser
- Számla rögzítő
- Számla jóváhagyó
- Számla kifizető
Emellett vannak nem kötelező, de megadható szerepkörök is, melyekkel kibővíthetjük az alap számlakezelési mechanizmust:
- Számla könyvelő
- Számla-jóváhagyás betekintő.
Az egyes szerepkörhöz tartozó jogosultsági szintek jól meghatározhatók és ehhez igazodik a Taskingo alkalmazásban a felhasználó számára megjelenítendő menü felépítés és az elérhető funkciók köre is.
Általánosságban elmondható, hogy az Előfizető menedzser az a felhasználói szerepkör, melyhez teljeskörű jogosultság jár minden menüponthoz és feladatvégzéshez.
A Taskingo szerepkörökről és jogosultsági rendszerről részletesebben a Taskingo Tudásbázisban olvashat.
Számla jóváhagyó szerepkör 2.0: Rugalmasabb és hatékonyabb feladatvégzés
A számlák jóváhagyása bizalmasan kezelendő, ezért, ha az előfizető cégnél több számla jóváhagyó személy is „dolgozik”, akkor az egyes „jóváhagyók” (ha csak ezzel a szerepkörrel rendelkeznek) csak a saját maguk által jóváhagyott számlákat láthatják, kezelhetik a Taskingoban. Amennyiben szükséges, ez a szigor feloldható az úgynevezett Számla-jóváhagyás betekintő szerepkör hozzáadásával, ugyanis egy “Számla-jóváhagyás betekintő” felhasználónak rálátása van a vállalkozás összes jóváhagyandó és jóváhagyott számlájára.
Eddigi tapasztalataink alapján elmondható, hogy Felhasználóink leginkább az “Összeghatár nélküli” számlakezelési módot választják és több számlajóváhagyó személy bevonásával inkább projektekhez, telephelyekhez, szállítókhoz kötik a bejövő számlák kezelését.
Előfizetőink visszajelzéseiből az is kiderült, hogy legtöbb számlajóváhagyói jogosultsággal rendelkező személy munkájához elengedhetetlen, hogy az általuk kezelt szállítói számlákra vonatkozóan részletes szűréseket és különböző kimutatásokat is tudjanak készíteni egy-egy időszakra. Ilyen jellegű számlalisták, kimutatások és adatexportok generálása a Taskingoban a Számla keresés menüből indítható.
A Számla keresés menühöz a Számla jóváhagyó usereknek korábban nem volt hozzáférésük, csak a Számla-jóváhagyás betekintők rendelkeztek ezzel a jogosultsággal. Annak érdekében, hogy a „Számla jóváhagyó” felhasználók munkáját rugalmasabbá és hatékonyabbá tegyük, a Taskingo jóváhagyói jogosultsági feltételeket kibővítettük, biztosítva ezzel a számlajóváhagyó szerepkör tagjainak is a Számla keresés menühöz való hozzáférést.
Így most már a „Számlajóváhagyó” felhasználók is készíthetnek listákat, kimutatásokat, az általuk kezelt, korábban jóváhagyott számlákról.
A Számla keresés menühöz való hozzáférés által pedig a keresési listából elérhető feladatmódosítási funkciók (pl. jóváhagyás visszavonása) is rendelkezésükre állnak. A feladatmódosítási, törlési funkciók működéséről a Tudásbázisban kaphat bővebb információt.
Image by vectorjuice on Freepik