Számla jóváhagyása

Jóváhagyásra váró számlák listája, jogosultságok és csoportos jóváhagyás

Jóváhagyói jogosultságok

Azok a felhasználók, akik csak Számla-jóváhagyó jogosultsággal rendelkeznek, csak a saját jóváhagyásra váró feladataikat látják. Azok a felhasználók viszont, akik Számlajóváhagyás-betekintő jogosultsággal is rendelkeznek, rálátnak az összes jóváhagyásra váró feladatra/számlára, illetve számukra a Számla keresés menü is elérhető.

A Számlajóváhagyás – betekintők csoport a következőket biztosítja (ha egy adott felhasználó kizárólag a Számlajóváhagyás – betekintők csoportnak a tagja):

• ezen csoportban lévő felhasználók listázhatják az összes jóváhagyásra váró számlát és ezek részlet-képernyőjébe is be tudnak lépni, viszont ezen felhasználókat nem lehet számla-jóváhagyóként kijelölni
• ezen csoportban lévő felhasználók hozzáférnek a Számla keresés menüponthoz, ezen keresztül a Taskingoban lévő összes számlát listázhatják. Számla részletekbe a folyamatban lévő számlák esetében nem tudnak beleugrani, viszont a már feldolgozott (lezárt) számlák esetében a részlet-képernyőt is megtekinthetik.

Ha az adott felhasználó más csoportokban is szerepel, akkor a jogosultságai értelemszerűen összeadódnak. A Taskingo számlakezelési jogosultságokat a Taskingo Előfizetési menedzser tudja kezelni a Felhasználókezelés menüben.

Számlák jóváhagyása lista

A Számla jóváhagyása menü alatt látható a jóváhagyási feladatokról készített lista, melyet a Szállító cégnév, a kiválasztott Dátumtípus, Számla végösszege alapján külön is sorba rendezhet.

Szűrést is végrehajthat a jóváhagyandó számlák között a Keresés a szállítókban és a kiválasztott Dátumtípus kezdő és záró dátuma alapján. A listából kiválasztott feladatokhoz tartozó számlaadatokat kiexportálhatja PDF, Excel vagy CSV fájformátumokba is.

A listából kiválasztott feladatra kattintva tovább mehet a feladat végrehajtása képernyőre. A Számla jóváhagyása gombra kattintva a feladatot elvégezte, és a szállítói számla a Számla kifizetőhöz kerül végrehajtandó feladatként.

Ha valamilyen korrekció szükséges a számlával kapcsolatosan a jóváhagyás végrehajtásához, akkor korrekciót is igényelhet a Korrekció igénylése gombra kattintva, a legördülő listából kiválasztott felhasználótól. Ehhez megjegyzést is írhat, amely megjelenik a számlához tartozó számlatörténetben.

Számla elutasítása

Helytelen számla esetén el is utasíthatja a számlát a Számla elutasítása gombra kattintva, amelyről a számla rögzítője kap feladatértesítést. Ezzel egyidejűleg a Beszállítónak is küldhet email-t, közvetlenül a Taskingo alkalmazásból.

Számlák csoportos jóváhagyása

Nagyobb mennyiségű számla-jóváhagyási feladat esetén elegendő lehet bizonyos esetekben, ha a lista-nézetben szereplő adatok alapján beazonosítjuk a megvásárolt szolgáltatást ill. terméket és a számla engedélyezését már a lista-nézetből végrehajtjuk. Így megspórolhatjuk a számla-részletekbe történő ugrást. Már napi 30-40 db. számla jóváhagyása során számottevő időt takaríthatunk meg ezzel az új funkcióval. A számlák csoportos jóváhagyását az alábbi videóban mutatjuk be.